Assistenz (100%) für den Bereich Wissen, Beratung und Innovation sowie für den Bereich Gleichstellungsberichte (m/w/d)

Die Bundesstiftung Gleichstellung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz (100%)
für den Bereich Wissen, Beratung und Innovation
sowie für den Bereich Gleichstellungsberichte (m/w/d).

Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst.

Die Bundesstiftung Gleichstellung wurde im Mai 2021 durch Gesetz als bundesunmittelbare Stiftung des öffentlichen Rechts gegründet. Gesetzlicher Stiftungszweck ist die Stärkung und Förderung der Gleichstellung von Frauen und Männern in Deutschland. Die Stiftungsarbeit soll Fortschritte bei der Umsetzung, insbesondere in den Bereichen Gesellschaft, Politik, Wirtschaft und Wissenschaft sichtbar machen und vorantreiben. Die Stiftung soll ein offenes Haus der Gleichstellung werden, ein Ort der Innovation, an dem viele Akteur*innen die Gelegenheit haben zusammenzukommen, sich zu vernetzen und auf einer fundierten Wissensbasis gemeinsam Neues zu entwickeln. Zudem arbeitet die Stiftung aktuell weiterhin an ihrem Aufbauprozess.

Tätigkeiten

Die Aufgaben sind u.a.:

  • Termin-Management in Projekten und Prozessen sowie Ablaufkoordination
  • Protokollieren von Teamsitzungen
  • Erstellen, Formatieren und Bearbeiten von Dokumentenvorlagen
  • Erledigung bereichsübergreifende Aufgaben, auch in Absprache mit weiteren Assistenzen, u.a. bei der Bestellung von Beschaffungsbedarfen
  • Veraktung und Nachveraktung von Dokumenten und Korrespondenz
  • Bestellung und Verwaltung von Literatur
  • Raum- und Veranstaltungsmanagement, dazu gehört insbesondere die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Sitzungsräumlichkeiten (Raum- und Terminplanung, Technik, Buchungsvorgänge, Abrechnungen), sowie die Pflege der Veranstaltungstabelle
  • Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, dazu gehört insbesondere die Betreuung des allgemeinen Bereichsmailpostfachs, sowie die Bearbeitung und Weiterleitung von Ein- und Ausgangspost, bzw. in- und externen Anfragen
  • Unterstützung bei der Planung und Abrechnung von Dienstreisen und Veranstaltungsreisekosten
  • Organisatorische Unterstützung von Veranstaltungen (Einladungen, Hotelbuchungen, Abrechnungen)
  • Absprachen mit & Unterstützung der anderen Assistenzen insbesondere bei bereichsübergreifenden Aufgaben

Profil

Von den Bewerber*innen erwarten wir:

  • abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Abschluss des VL I bzw. Angestelltenlehrgang I, Fachangestellten für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung (z.B. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/-r)
  • rasche und sichere Auffassungsgabe
  • gute schreibtechnische Fertigkeiten
  • Zuverlässigkeit und ausgeprägtes Organisationsgeschick
  • Kommunikationsfähigkeit insbesondere bei Außenkontakten (Englisch zusätzlich von Vorteil)
  • Fähigkeit und Bereitschaft zu eigenverantwortlichem und selbständigem Arbeiten
  • hohe Sozialkompetenz
  • gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen
  • gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Informationen zur Bewerbung

Wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen und über Vielfalt in Bezug auf Geschlecht, ethnische und soziale Herkunft, Behinderung, Alter, Religion/Weltanschauung und sexuelle Identität (sexuelle Orientierung und Geschlechtsidentität).

Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Die Ziele der Gleichstellung von Frauen und Männern gemäß dem Bundesgleichstellungsgesetz werden berücksichtigt.

Wir freuen uns über eine anonymisierte Online-Bewerbung im Rahmen eines zweistufigen Verfahrens bis zum 01.12.2023 über das Stellenportal des öffentlichen Dienstes www.interamt.de, Stellen-ID 1044440.

Wir bitten, den Bewerbungsbogen sowie alle Formularergänzungen vollständig und umfangreich auszufüllen und dabei zu beachten, dass keine Rückschlüsse auf das Geschlecht gezogen werden können. Die Vorentscheidung wird über die Beantwortung der dort gestellten Fragen erfolgen. Erst im zweiten Schritt werden die Ausgewählten gebeten, die Anonymisierung aufzuheben und ihre Zeugnisse einzusenden.

Für Fragen im Zusammenhang mit der Bewerbung ist Frau Karyna Romanova, die das Bewerbungsverfahren für die Stiftung betreut, per E-Mail (personal@bundesstiftung-gleichstellung.de) und unter der Rufnummer 030-9940570-14 erreichbar.

Unsere Datenschutzerklärung finden Sie hier.

Das Direktorium der Bundesstiftung wird Einblick in die Bewerbungsunterlagen nehmen.

Stellenausschreibung im PDF-Format (102 KB, nicht barrierefrei).

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