Büroassistenz (100 %) (w/m/d)
Die Bundesstiftung Gleichstellung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Büroassistenz (100 %) (w/m/d)
Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst.
Die Bundesstiftung Gleichstellung wurde im Mai 2021 durch Gesetz als bundesunmittelbare Stiftung des öffentlichen Rechts gegründet. Gesetzlicher Stiftungszweck ist die Stärkung und Förderung der Gleichstellung von Frauen und Männern in Deutschland. Sie arbeitet mit Daten und Fakten zu Gleichstellungsthemen und beauftragt Studien. Sie unterstützt den bundesweiten öffentlichen Diskurs zu Gleichstellung. Zudem soll die Stiftung Fortschritte bei der Umsetzung, insbesondere in den Bereichen Gesellschaft, Politik, Wirtschaft und Wissenschaft sichtbar machen und vorantreiben. Die Stiftung ist ein offenes Haus für Gleichstellung, ein Ort der Innovation, an dem gleichstellungsengagierte Akteur*innen die Gelegenheit haben zusammenzukommen, sich zu vernetzen und auf einer fundierten Wissensbasis gemeinsam neue Projekte, Kampagnen und Veranstaltungsformate zu entwickeln.
Tätigkeiten
Die Aufgaben sind u. a.:
- Termin- und Beschaffungsmanagement;
- Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, auch internationale Korrespondenz auf Englisch; Betreuung verschiedener Funktionspostfächer und Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost
- Leitung, Vorbereitung und Nachbereitung der Assistenzrunde
- Organisatorische Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement, Raum- und Terminplanungen für Sitzungen und Veranstaltungen, dazu gehören insbesondere die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Sitzungsräumlichkeiten (Einladungen, Technik, Hotelbuchungen, weitere Buchungsvorgänge, Abrechnungen);
- Unterstützung bei der Planung und Abrechnung von Dienstreisen und Veranstaltungsreisekosten;
- Protokollieren von Stiftungsrats-, Stiftungsbeirats-, Direktoriums- und Teamsitzungen;
- Koordination und Durchführung von stiftungsübergreifenden Assistenzaufgaben, auch in Absprache mit weiteren Assistenzen
Profil
Von den Bewerber*innen erwarten wir:
- abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten, Abschluss des VL I bzw. Angestelltenlehrgang I, Fachangestellten für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung (z. B. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/-r);
- rasche Auffassungsgabe und Problemlösungsfähigkeit;
- gute schreibtechnische Fertigkeiten sowie sichere Anwendung von Rechtschreibung und Grammatik;
- Zuverlässigkeit und ausgeprägtes Organisationsgeschick;
- Kommunikationsfähigkeit insbesondere bei Außenkontakten (Englisch zusätzlich von Vorteil);
- Fähigkeit und Bereitschaft zu eigenverantwortlichem und selbständigem Arbeiten;
- hohe Sozialkompetenz;
- gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen.
Informationen zur Bewerbung
Arbeitsort ist Berlin. Die Stiftung ermöglicht mobiles Arbeiten im Ausgleich mit Organisations- und Teaminteressen. Die Stelle ist grundsätzlich für Teilzeit bei min. 85 % der wöchentlichen Arbeitszeit geeignet.
Wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen und über Vielfalt in Bezug auf Geschlecht, ethnische und soziale Herkunft, Behinderung, Alter, Religion/Weltanschauung und sexuelle Identität (sexuelle Orientierung und Geschlechtsidentität).
Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Die Ziele der Gleichstellung von Frauen und Männern gemäß dem Bundesgleichstellungsgesetz werden berücksichtigt.
Wir freuen uns über eine anonymisierte Online-Bewerbung im Rahmen eines zweistufigen Verfahrens bis zum 1. Februar 2026 über das Stellenportal des öffentlichen Dienstes www.interamt.de, Stellen-ID 1399647.
Bitte den Bewerbungsbogen sowie alle Formularergänzungen vollständig und umfangreich ausfüllen und dabei beachten, dass keine Rückschlüsse auf das Geschlecht, das Alter und die Herkunft gezogen werden können. Die Vorentscheidung wird über die Beantwortung der dort gestellten Fragen erfolgen. Erst im zweiten Schritt werden die ausgewählten Bewerber*innen gebeten, die Anonymisierung aufzuheben und ihre Zeugnisse einzusenden.
Für Fragen im Zusammenhang mit der Bewerbung ist Karyna Romanova unter romanova@bundesstiftung-gleichstellung.de erreichbar.
Informationen zur Bundesstiftung: www.bundesstiftung-gleichstellung.de
Unsere Datenschutzerklärung finden Sie hier.
Stellenausschreibung im PDF-Format (549 KB, nicht barrierefrei).